|
Als u begrijpt wat ik bedoel.
Het nut van een uniforme communicatiestructuur
Binnen organisaties
werken mensen samen in afdelingen, teams of projectgroepen. Naarmate
zij nauwer en langer samenwerken, verloopt die samenwerking soepeler
- men raakt op elkaar ingespeeld en niet alles hoeft expliciet
te worden uitgesproken. En wat wel wordt uitgesproken, wordt vaak
in een eigen jargon gegoten. Voor de communicatie binnen een dergelijke
groep hoeft dit geen probleem te zijn, zolang er maar op de juiste
wijze wordt gecommuniceerd, en met het juiste oogmerk.
Maar dergelijke
homogene groepen moeten ook over hun grenzen heenkijken. Om maar
eens wat te noemen, de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor
de inrichting van de bedrijfsprocessen, moeten er voor zorgen
dat de medewerkers die de informatiestromen vormgeven, precies
begrijpen binnen welke organisatorische en procesmatige kaders
dat moet gebeuren. Informatiestromen kunnen alleen goed worden
geïmplementeerd als zij op hun beurt naadloos aansluiten
op de aanwezige technische basis (IT-architectuur, applicaties,
netwerken, software en databases). Kortom, onderling verschillende
bedrijfsonderdelen, ieder met een eigen subcultuur, moeten elkaar
goed informeren.
Al die verschillende bedrijfsonderdelen
dragen uiteindelijk bij aan een en hetzelfde doel: het maximaal
ondersteunen van uw bedrijfsvoering. Om dat te realiseren moet
de onderlinge communicatie dus optimaal zijn. Er moet als het
ware één communicatiecultuur zijn.
Kern van die cultuur is dat de ene subcultuur zich rekenschap
geeft van de informatie die andere subculturen moeten ontvangen
én begrijpen. Blijft dat achterwege, dan kan dit leiden
tot onjuiste verwachtingen, ongewenste verrassingen, onduidelijke
instructies en inefficiënte besteding van tijd, mensen en
middelen.
TechText pleit er dan ook
altijd voor om communicatie-uitingen binnen een vast raamwerk
uit te voeren. Dit betekent niet dat elk document, elke training,
elke presentatie steeds op dezelfde manier moet zijn opgebouwd.
We pleiten slechts voor kaders waarmee elk document, elke training,
elke presentatie rekening moet houden.
Daarbij moeten in ieder geval
vragen beantwoord worden als: wie, wat, waarom, hoe , waar en
wanneer.
- Wie - aan welke groep(en)
wil of moet ik iets vertellen?
- Wat - welke informatie is van belang voor die groep(en)?
- Waarom - wat is het belang van die groep(en) bij de informatie
die ik wil overdragen?
- Hoe - wat zijn geschikte middelen waarmee en wat is de taal
waarin ik de informatie het beste kan overdragen?
- Waar, wanneer - wat is de beste plek en tijdstip om mijn boodschap
effectief over te dragen?
Als iedereen die moet communiceren,
zich deze vragen stelt en van juiste antwoorden voorziet, ontstaat
er op den duur een gedeelde communicatiecultuur binnen uw organisatie.
U kunt dit vergelijken met een huisstijl. Het duurt meestal vrij
lang voordat iedereen doordrongen is van het nut van zo'n stijl
en hem dan ook daadwerkelijk toepast, in een soort automatisme.
Alleen een dergelijke afstemming van belangen, wensen, oplossingen,
afspraken en werkwijzen garandeert een optimale interactie tussen
de verschillende stakeholders. Als u hier onvoldoende aandacht
aan besteedt, resulteert dit onder andere in onjuiste verwachtingen,
ongewenste verrassingen, onduidelijke instructies en inefficiënte
besteding van tijd, mensen en middelen.
Om deze ongewenste effecten
te voorkomen is de expertise van communicatiespecialisten hard
nodig. Mensen die complexe informatie weten te ontrafelen, tegenstrijdigheden
kunnen oplossen en de boodschap in eenvoudig leesbare tekst weten
weer te geven. Met daarbij de doelstelling van de tekst duidelijk
voor ogen: overtuigen, verkopen, instrueren, verklaren, documenteren,
enzovoorts.
|
