|
Snel publiek maken op internet
Doeltreffend verslagleggen
De website
van de Tweede Kamer kreeg in maart de Webflop 2005 omdat de jury
vond dat 'de Tweede Kamer in onvoldoende mate de burger centraal
stelt'. Er is echter één meetpunt waarop deze website onverslaanbaar
is: de snelheid waarmee verslagen op internet komen.
Precies waarvoor
een website ideaal is: het direct toegankelijk maken van resultaten
van openbare bijeenkomsten. Hoe vaak bezocht u niet een gemeentelijke
voorlichtingsavond, die u al vergeten was toen eindelijk de notulen
in de bus vielen?
Goed notuleren is geen sinecure,
vooral niet als, zoals bij de Tweede Kamer, de woordvoerders hun
bijdrage moeten autoriseren. De keerzijde van letterlijke notulen
is wel dat het geen onverdeeld genoegen is ze te lezen. Veel tekst
betekent niet automatisch doeltreffende tekst. Maar het kan anders.
TechText helpt organisaties
regelmatig bij het kanaliseren van ideeën over een bepaald onderwerp.
Wij beleggen daarvoor focussessies, waarop alle medewerkers meepraten.
Een TechText'er is de moderator die de deelnemers moet prikkelen
en dwaal-wegen dichthoudt. De verslaglegger van dergelijke sessies,
ook een TechText'er, vat de standpunten puntig samen zodat de
essentie intact blijft. Soms vraagt de moderator de verslaglegger
bepaalde uitspraken terug te lezen, voor een verfrissende wending
in de discussie.
Na de sessie maken de TechText'ers
samen een verslag, waarin ook de aanleiding en het doel helder
worden geïntroduceerd. Geen letterlijke notulen! Het gaat er juist
om de kern van de sessie in het brandpunt te zetten, gericht op
het trekken van conclusies. En vrijwel altijd zijn die conclusies
aanleiding om cruciale stappen naar de toekomst te zetten.
De moderator en de verslaglegger
hebben het verslag binnen 24 uur rond. Niet dat de deelnemers
het daarom per se snel onder ogen krijgen! TechText moet het toch
printen, in een envelop doen en versturen? Verantwoord, zeker,
maar niet erg modern. Eigentijdser is het de tekst direct na voltooiing
te publiceren op een, beveiligde, webpagina. De organisatie kan
die webpagina zelf ter beschikking stellen, maar deze kan ook
tijdelijk door TechText worden opengesteld.
Binnen 24 uur de toekomst
van de eigen organisatie helder in beeld hebben! Klinkt u dat
eigenlijk niet heel verleidelijk in de oren?
|
