Als klant en gebruiker ziet u het belang van documentatie wel in. Als producent van complexe producten zoals computersystemen denkt u ook aan de kosten die een goedgeschreven handleiding met zich meebrengt. Natuurlijk wilt u niet dat dure documentatie in de kast verdwijnt, daarom schakelt u professionele tekstschrijvers in die handleidingen schrijven waar uw gebruikers wat aan hebben.

Bespaar kosten
Maar wist u dat u als producent dankzij goede documentatie ook kosten kunt besparen? Denkt u maar eens aan wat het kost wanneer uw helpdesk overbelast raakt omdat gebruikers bellen met allerlei vragen over functionaliteit. Een goede handleiding helpt ook voorkomen dat gebruikers fouten maken die een systeem ontregelen. Uw helpdeskmedewerkers en andere systeemdeskundigen kunnen hun kostbare tijd dan besteden aan probleemoplossing waar het echt nodig is. Dit is maar een enkel voorbeeld.

Investering terugverdienen
Het uitbesteden van uw documentatie aan professionele schrijvers hoeft dan ook geen kostenpost te zijn. Het is mogelijk dat u de investering in korte tijd terugverdient. Op meer manieren dan u denkt.

Bedenk bijvoorbeeld ook welke efficiency-voordelen u kunt halen als iedereen doet waar hij goed in is. Vaak is het verzorgen van documentatie een taak van ontwerpers en bouwers. Als gevolg van de overspannen arbeidsmarkt is de druk op de afdeling Design enorm toegenomen. Onder hoogspanning trachten ontwerpers en bouwers een werkende applicatie op tijd en binnen het budget van de band te laten rollen. In de stormachtige bezigheden van alledag sneeuwt de documentatietaak nogal eens onder. Gevolg: verstoken van functioneel en technisch ontwerp moeten testers maar aan de slag. Zonder goede documentatie blijft het ontwerpen van testscenario’s echter natte vingerwerk. Hoe moet bijvoorbeeld een gebruikersacceptatietest eruit zien als niet beschreven is welke bedrijfsprocessen de toekomstige applicatie ondersteunt? Door vroegtijdig technisch schrijvers bij het ontwerpproces te betrekken ondervangen organisaties dit probleem. Zodra de applicatie de teststraat ingaat, ontvangen testers de relevante documentatie. En wanneer oplevering van de nieuwe applicatie voor de deur staat, ontvangen eindgebruikers en de beheerafdeling de relevante documentatie. Het uitbesteden van documentatie heeft als voordeel dat iedereen doet waar hij goed in is: schrijvers schrijven, ontwerpers ontwerpen en bouwers bouwen (en testers kunnen testen). Het ontwikkelproces wint op deze manier aan efficiency en transparantie.

Goede documentatie draagt bijvoorbeeld ook bij aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Eindgebruikers en de beheerafdeling hebben een nieuwe applicatie sneller onder de knie wanneer functionaliteiten en processen helder, eenduidig en toegankelijk zijn vastgelegd. Als geïntegreerd onderdeel van een applicatie biedt documentatie zicht op wat een applicatie moet kunnen. Goede documentatie beschrijft niet alleen de functionaliteiten van een applicatie, maar ook de relatie tussen de bedrijfsprocessen en die functionaliteiten. Bovendien verschaft goede documentatie inzicht in de systeemtechnische gevolgen van veranderende bedrijfsprocessen. Kosten en baten van nieuwe functionaliteiten zijn en blijven inzichtelijk voor het management. Is het bijvoorbeeld nog kosteneffectief om een nieuwe module aan een bestaande applicatie toe te voegen? Of verdient, met het oog op toekomst, een nieuwe applicatie de voorkeur? Vragen die met behulp van goede documentatie eenvoudiger zijn te beantwoorden. Zo levert documentatie een bijdrage aan het voortdurend proces van veranderingsmanagement.

Of neem de voortdurende personeelswisselingen binnen bedrijven. Een personeelsverloop van tien procent is eerder regel dan uitzondering. Voorkom dat informatie en kennis over systemen en applicaties verdwijnt in de hoofden van vertrekkende productmanagers of ontwerpers. Medewerkers veranderen van baan, goede documentatie blijft waardevol.