In hoe veel verschillende vormen presenteert u informatie aan de gebruikers van uw producten? De lijst van media is waarschijnlijk groter dan u in eerste instantie denkt. U zult pas echt onder de indruk raken als u zich realiseert dat teksten meestal voor elk van die presentatievormen opnieuw worden geschreven, bewerkt en/of geredigeerd. Zo ontstaan allerlei versies, die vaak op diverse plaatsen worden opgeslagen. Deze versies worden dan afzonderlijk onderhouden en wellicht vertaald. Alle in omloop zijnde varianten van een bepaalde tekst moeten worden getraceerd en aangepast wanneer de ‘werkelijkheid’ waarop die tekst betrekking heeft, verandert. En veranderingen zijn in ICT en techniek eerder regel dan uitzondering.

De teksten die u op deze manier verspreidt, overlappen elkaar in belangrijke mate – tenminste, dat zal in veel gevallen de bedoeling zijn. Veel informatie is immers medium-onafhankelijk. Zo mogen de systeemeisen of beschrijvingen van elementaire gebruikshandelingen die u op internet zet, inhoudelijk niet verschillen van dezelfde gegevens op een referentiekaart of in een gebruikerscursus. Hooguit zult u in de ene presentatievorm bepaalde zaken beknopter behandelen of weglaten, die u in een andere vorm uitgebreider aan bod laat komen. En inderdaad, een helpsysteem is anders gestructureerd dan een gedrukte handleiding. Maar betekent dit dat u uw teksten al direct ‘aan de bron’ moet splitsen – op het moment dat ze worden bedacht en geschreven?

De kans is groot dat uw organisatie dan een groot aantal zaken dubbel doet. Niet bijster efficiënt, en zeker niet voordelig. Per medium hebt u al gauw een ander bewerkingsprogramma nodig. Bijvoorbeeld een tekstverwerker en opmaakprogramma’s voor de verschillende papieren publicaties, een HTML-editor voor de website-teksten en een helpgenerator voor het on-linehelpsysteem. Als u toch streeft naar hergebruik van eenmaal geschreven materiaal, hebt u tussen deze programma’s telkens allerlei bestandsomzettingen nodig. Uw medewerkers moeten steeds meer kennis en vaardigheden in huis hebben. Bovendien zijn in een versnipperd ‘systeem’ inconsistenties nauwelijks te vermijden. Als u uw website en papieren handleiding aanpast aan wijzigingen in de specificaties, ziet u misschien het cursusboek over het hoofd, of blijven er fouten zitten in de Franse vertaling van uw helpsysteem.

Zou dat niet anders kunnen? Volgens TechText wel. TechText zorgt ervoor dat uw documentatie in één versie op één centrale plek kan worden onderhouden. Uw tekstschrijvers en redacteuren bewerken een minimum aan bronbestanden in een gebruikersvriendelijk standaardprogramma, zoals Word. Hierbij houden ze bepaalde elementaire regels aan, om de inhoudelijke én formele toepasbaarheid van uw teksten te waarborgen. Met gebruikmaking van slechts één, goeddeels in Word geïntegreerd hulpprogramma verzorgen ze zelf de transformatie in de relevante opmaak. Uw informatie verschijnt als gedrukte handleiding, als pdf, als on-line- (en contextgevoelig) helpsysteem, of in HTML.

TechText ontwerpt voor u de noodzakelijke documentatiestructuur, schrijft en/of bewerkt de teksten, verzorgt de benodigde macro’s, traint de redacteuren en tekstschrijvers die bij u met de teksten verder aan de gang gaan, en levert een duidelijk overdrachtsdocument. Wilt u de ‘uitvoer’ eveneens geheel aan TechText overlaten, dan is dat uiteraard ook mogelijk.

De éénbronbenadering biedt ongekende perspectieven – u kunt in het differentiëren van de ‘output’ zo ver gaan als u wilt. Stap voor stap helpt TechText u de optimale balans te vinden tussen consistentie en variatie. Altijd bent u verzekerd van een goed te onderhouden en relatief voordelig documentatiesysteem.